POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ

O-Shop.ca (« O-SHOP ») s’est donnée comme mission d’être le chef de file canadien des ventes, de la distribution et de la mise en marché de pièces de rechange et d’accessoires pour automobiles et véhicules lourds. Afin de remplir cette mission, O-SHOP mise sur une équipe d’employés compétents et motivés évoluant dans un milieu dynamique.

Ainsi, au fil des ans, O-SHOP s’est non seulement fait connaître pour l’excellence de ses produits et son activité dynamique dans les marchés qu’elle exploite, mais aussi pour son engagement à offrir à ses clients des services de qualité et des conseils de tout premier ordre.

Afin de remplir cet engagement, O-SHOP attache une grande importance à la protection des renseignements personnels qui lui sont communiqués par sa clientèle dans le cadre de ses activités, y compris lors de la consultation de ses sites Web ou de l’utilisation de ses services en ligne.

PORTÉE ET APPLICATION

La présente politique est constituée pour répondre aux exigences des dispositions pertinentes des lois applicables en matière de Protection des renseignements personnels et de la vie privée.

Plus particulièrement, cette politique s’intéresse aux dispositions adoptées pour régir la collecte, la détention, l’utilisation, la communication et la destruction de renseignements personnels dans le secteur privé. Les règles instituées ont été conçues pour établir un équilibre entre les droits relatifs à la protection de la vie privée des personnes, en ce qui concerne leurs renseignements personnels, et le besoin de O-SHOP de recueillir, d’utiliser ou de communiquer de tels renseignements dans le cadre de ses activités commerciales.

Pour l’application de la présente politique, on entend par « renseignements personnels » tout renseignement concernant une personne physique et qui permet de l’identifier.

PROTECTION

Afin d’assurer le respect de cette politique, O-SHOP met tout en œuvre pour exiger de ses employés, représentants ou mandataires qu’ils adoptent, en tout temps, un comportement responsable en ce qui concerne la protection des renseignements personnels. Elle s’assure de leur offrir à cette fin des sessions d’information ou de sensibilisation appropriées.

Chez O-SHOP, la protection et la confidentialité des renseignements personnels qu’elle détient est contrôlée à chacune des étapes de la gestion de cette information : collecte, détention, utilisation, communication et destruction.

À chacune des étapes de la gestion des renseignements personnels que O-SHOP détient, elle s’assure d’obtenir le consentement de la personne concernée, lequel doit être manifeste, libre, éclairé et être donné à des fins spécifiques; il ne vaut que pour la durée nécessaire à la réalisation des fins pour lesquelles il a été demandé. À cet égard, O-SHOP favorise l’obtention du consentement de la personne concernée sous la forme d’un écrit.

COLLECTE

Seuls les employés, représentants ou mandataires dont les fonctions au sein de O-SHOP le requièrent sont autorisés à recueillir des renseignements personnels en son nom.

Cette collecte s’effectue, en principe, auprès de la personne concernée, et ce, avec son consentement. La collecte peut toutefois s’effectuer auprès d’un tiers, à la condition que le consentement de la personne concernée ait été obtenu ou que la loi l’autorise.

Seuls pourront être recueillis par O-SHOP les renseignements personnels nécessaires à l’exercice de ses fonctions, à l’atteinte de fins particulières déterminées ou à l’accomplissement de ses missions.

La personne auprès de qui des renseignements sont recueillis doit être informée de ce qui précède, en plus de l’utilisation qui sera faite des renseignements, de la catégorie de personnes qui y auront accès, de l’endroit où ils seront détenus et de son droit d’accès ou de rectification.

DÉTENTION

O-SHOP applique des règles strictes de sécurité et déploie tous les efforts raisonnables sur le plan commercial afin d’assurer la confidentialité des renseignements personnels qu’elle détient sur le compte de sa clientèle et leur protection contre la perte et contre tout accès, utilisation, duplication ou modification non autorisés. O-SHOP doit s’assurer que ces moyens sont raisonnables compte tenu, notamment, de la sensibilité de ces renseignements personnels, de la finalité de leur utilisation, de leur quantité, de leur répartition et de leur support.

De plus, O-SHOP s’assure que les renseignements personnels contenus sur support papier soient conservés sous clé et sous la responsabilité d’une personne identifiée. Quant aux renseignements personnels contenus sur support informatique, ceux-ci sont détenus de façon à permettre le contrôle efficace, sécuritaire et limité de leur accès.

UTILISATION

L’accès aux renseignements personnels sera limité aux employés, représentants ou mandataires de O-SHOP pour qui ces renseignements sont nécessaires à l’exercice de leurs fonctions.

L’utilisation des renseignements personnels que O-SHOP détient est limitée aux seules fins pour lesquelles ils ont été recueillis.

O-SHOP doit veiller à ce que les renseignements personnels qu’elle détient soient à jour et exacts au moment où elle les utilise.

COMMUNICATION

O-SHOP s’engage à ne pas communiquer à des tiers les renseignements personnels qu’elle détient sans avoir préalablement obtenu le consentement de la personne concernée ou avec l’autorisation de la loi.

En tout temps, O-SHOP s’engage à ne pas vendre, céder ou louer à un tiers les renseignements personnels qu’elle détient.

À l’occasion de toute communication autorisée ou permise, O-SHOP s’assure que le caractère confidentiel des renseignements personnels est protégé.

Plus particulièrement, le courrier électronique ne doit pas être utilisé pour communiquer un message ou des documents comportant des renseignements personnels sans le consentement de la personne concernée, sauf si des mesures appropriées sont utilisées afin d’assurer le caractère sécuritaire et confidentiel de la communication.

DESTRUCTION

Lorsque les renseignements personnels détenus par O-SHOP ne sont plus nécessaires à la réalisation des fins pour lesquelles ils ont été recueillis, O-SHOP s’assure que tout document comportant des renseignements personnels, quel que soit son support, soit détruit selon un processus de nature à assurer la confidentialité des informations y contenues.

ACCÈS

Pour faire une demande d’accès aux renseignements personnels, ou encore demander une correction ou une mise à jour de ces renseignements, la personne concernée peut communiquer par écrit avec le Chef de la protection des renseignements personnels de O-SHOP, Monsieur Olivier Boilard, par courriel à info@O-Shop.ca ou par courrier à l’adresse suivante : 1018, rue Dallaire, Porte 1, Thetford Mines, QC G6H 1G6. Une réponse sera fournie à la personne concernée dans les trente (30) jours de la date de réception de la demande.

RESPONSABILITÉ

Tout employé, représentant ou mandataire de O-SHOP traitant des renseignements personnels est tenu de prendre toutes les mesures appropriées afin de respecter rigoureusement, en tout temps, la présente politique et les obligations relatives à la protection des renseignements personnels.

En cas de doute sur l’application de la présente politique, tout employé, candidat, représentant ou mandataire de O-SHOP est tenu de consulter le Chef de la protection des renseignements personnels de O-SHOP, Monsieur Olivier Boilard, info@O-Shop.ca avant de poser quelque geste que ce soit qui pourrait avoir pour effet de recueillir, de détenir, d’utiliser, de communiquer ou de détruire des renseignements personnels en violation de la loi.

Tout manquement observé ou appréhendé aux dispositions de la présente politique ou de la loi, de nature à porter atteinte au caractère confidentiel des renseignements personnels détenus par O-SHOP, doit être signalé sans délai le Chef de la protection des renseignements personnels de O-SHOP, Monsieur Olivier Boilard, info@O-Shop.ca

Le Chef de la protection des renseignements personnels de O-SHOP, Monsieur Olivier Boilard, info@O-Shop.ca est disponible pour répondre à toute question relative au contenu ou à l’application de la présente politique de protection des renseignements personnels.

Toute plainte concernant la gestion ou l’application de la présente politique de protection des renseignements personnels doit être transmise dans des délais raisonnables le Chef de la protection des renseignements personnels de O-SHOP, Monsieur Olivier Boilard, à l’adresse courriel suivante :

info@O-Shop.ca ou par courrier à : 1018, rue Dallaire, Porte 1, Thetford Mines, QC G6H 1G6

RÉSUMÉ – DIX PRINCIPES SUR LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Les principes suivants constituent un bref résumé de la présente politique de Protection des renseignements personnels et de l’engagement d’O-SHOP à en assurer le respect.

• Responsabilité – O-SHOP est responsable des renseignements personnels dont elle a la gestion et s’assure du respect, par ses employés, représentants ou mandataires, de la présente politique de Protection des renseignements personnels.
• Détermination des fins de la collecte – O-SHOP doit déterminer et aviser la personne concernée des fins auxquelles serviront les renseignements personnels recueillis et des modalités d’utilisation de ces renseignements.
• Consentement – Afin que puisse être recueillis, utilisés ou communiqués des renseignements personnels, la personne concernée doit en être informée et y consentir, sauf dans le cas où la loi exige ou permet qu’il en soit autrement.
• Limitation de la collecte – O-SHOP n’a le droit de recueillir que les renseignements personnels nécessaires à l’atteinte des fins qu’elle a indiquées, à l’exercice de ses fonctions ou à l’accomplissement de ses missions.
• Restriction sur la détention, l’utilisation et la communication – Les renseignements personnels détenus par O-SHOP ne doivent être détenus, utilisés ou communiqués que pour l’atteinte des fins pour lesquelles ils ont été recueillis, à moins que la personne concernée ait consenti à un autre usage ou que la loi l’exige ou le permette. Les renseignements personnels ne peuvent être gardés que le temps nécessaire aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis.
• Exactitude – O-SHOP veille à ce que les renseignements personnels qu’elle recueille et détient soient à jour et exacts au moment où elle les utilise.
• Mesure de sécurité – O-SHOP doit mettre en place des mesures de sécurité pour protéger les renseignements personnels qu’elle détient contre toute perte, tout vol et toute communication, duplication, utilisation ou modification non autorisée. O-SHOP doit s’assurer que ces moyens sont raisonnables compte tenu, notamment, de leur sensibilité, de la finalité de leur utilisation, de leur quantité, de leur répartition et de leur support.
• Transparence – O-SHOP doit mettre à la disposition de sa clientèle l’information concernant les normes et les méthodes qu’elle utilise pour recueillir, détenir, utiliser, communiquer et détruire les renseignements personnels.
• Accessibilité – Lorsque la personne concernée en fait la demande écrite, O-SHOP doit l’informer de l’existence des renseignements personnels la concernant qu’elle détient, de l’usage qui en est fait et du fait qu’ils sont communiqués à des tiers, le cas échéant. O-SHOP doit permettre à la personne concernée d’y accéder et d’en contester l’exactitude ou l’intégralité.
• Règlement des plaintes et demande concernant la Protection des renseignements personnels – Toute personne concernée peut adresser par écrit ses questions, demandes ou plaintes à le Chef de la protection des renseignements personnels de O-SHOP, Monsieur Olivier Boilard, à l’adresse courriel suivante : info@O-Shop.ca ou par courrier à : 1018, rue Dallaire, Porte 1, Thetford Mines, QC G6H 1G6

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